Gestire i soci in presenza di un terzo pagatore

Introduzione

Sempre più frequentemente le mutue che utilizzano il gestionale si trovano a dover gestire casi nei quali gli importi dovuti dal socio (quota di adesione e quota associativa) sono pagati da terzi e non dal socio stesso.

Rientrano in questa casistica, ad esempio, le seguenti situazioni:

• la Banca socia della mutua promuove prodotti che, al loro interno, prevedono l’adesione gratuita alla mutua; tale gratuità si intende per il sottoscrittore del prodotto mentre la Banca si impegna a pagare quanto dovuto in una logica di “prodotto a pacchetto”;
• un’Azienda decide di pagare, per i propri dipendenti, quanto dovuto al fine di garantire loro i servizi della mutua (anche in relazione alla tematica sempre più sentita di welfare aziendale);
• la Banca socia della mutua offre la gratuità, per il primo anno di adesione, a tutti i neo-soci della Banca stessa.

Scopo del presente articolo è quello di illustrare come gestire al meglio, mediante il nostro gestionale, gli adempimenti derivanti da situazioni come quelle sopra descritte.

Definizione delle classi tariffarie

Per ciascuna delle casistiche nelle quali sia previsto un terzo pagatore è opportuno creare un’apposita classe tariffaria. Seguendo i tre esempi di cui sopra, pertanto, oltre alle classi tariffarie già esistenti, la mutua andrà a gestirne di nuove come sotto rappresentato:

dove le classi tariffarie 3, 4 e 5 che corrispondono ai tre esempi di cui sopra.

Ciascuna di esse è stata opportunamente definita nel modo seguente:

avendo cura di impostare a NO la gestione del RID per tutti gli importi che dovranno essere pagati dal terzo pagatore. Nel caso del “Conto Corrente Arcobaleno” e dell'”Azienda Alfa” ciò significa che in tutti i casi la gestione del RID è impostata a NO; nel caso della “Campagna Soci BCC 2016”, viceversa, prevedendo la gratuità per il solo primo anno, l’impostazione è leggermente differente:

dove, come si può vedere, sono state inserite due righe:

• la prima relativa al primo anno di adesione che, essendo a carico della Banca, non prevede alcuna emissione di RID;
• la seconda relativa ai successivi anni di adesione che, non godendo più della gratuità offerta dalla Banca, prevede il normale addebito con RID della quota annuale.

Inserimento delle domande di ammissione a socio

L’inserimento delle domande di ammissione a socio si esegue nella usuale modalità avendo semplicemente cura di indicare la classe tariffaria alla quale l’aspirante socio fa riferimento.

Una situazione esemplificativa della situazione, dopo l’inserimento delle domande di adesione, è rappresentata qui sotto:

dove si possono vedere un socio (ROSSI MARIO) che è di tipo “ordinario” mentre tutti i successivi afferiscono alle diverse classi tariffarie riferite ai casi di terzo pagatore.

Il processo di ammissione procede nella maniera usuale ed esso, come noto, dà luogo alla scrittura dei pagamenti che, proseguendo con il nostro esempio, appariranno nel modo seguente:

dove si può notare che l’incasso mediante RID è previsto solo per il socio ROSSI MARIO mentre, per tutti gli altri, in virtù della previsione del terzo pagatore, è previsto l’incasso mediante bonifico.

Osservazione: qualora una persona che accede ad una di queste formule agevolative fosse già socio della mutua (ad esempio un già socio che, aprendo un Conto Corrente Arcobaleno, veda subentrare la Banca come soggetto pagatore delle sue quote annuali oppure un già socio che, lavorando presso l’azienda Alfa veda subentrare l’azienda come soggetto pagatore delle sue quote annuali) sarà sufficiente accedere alla sua scheda e modificare la classe tariffaria. Dal successivo ciclo di addebito, tutto inizierà automaticamente a funzionare secondo la previsione del terzo pagatore.

Gestione degli incassi dei soci ordinari

La procedura di gestione degli incassi procede nel modo usuale e, nelle esportazioni RID ed SDD vengono proposti i soli addebiti relativi ai soci ordinari:

così da evitare di produrre addebiti a coloro i quali beneficiano della presenza del terzo pagatore.

Osservazione: nella lista Pagamenti > Esportazione allineamento, viceversa, appaiono tutti i nominativi dotati di IBAN. Questo è corretto in quanto, per le mutue che utilizzano ancora tale procedura (legata al flusso RID), è opportuno che l’allineamento venga inviato in relazione all’ipotesi di produrre addebiti futuri sul conto corrente del socio ed è opportuno che tale allineamento avvenga tempestivamente rispetto alla adesione a socio così da garantire che, per il futuro, non sussistano problemi. Si pensi, ad esempio, alla classe tariffaria “Campagna Soci BCC 2016” che, pur non prevedendo un addebito nell’immediato, lo prevede dal secondo anno di adesione in poi.

Gestione degli incassi dai terzi pagatori

Secondo la periodicità concordata tra la mutua e ciascun soggetto terzo pagatore, la mutua potrà accedere a Pagamenti > Pagamenti da confermare e, filtrando secondo la classe tariffaria adeguata, produrre al terzo pagatore l’elenco dei pagamenti da lui dovuti. Nell’esempio che segue, avendo filtrato la sola classe tariffaria “Conto Corrente Arcobaleno” appare l’elenco:

che rappresenta il dettaglio dei pagamenti dovuti dal terzo pagatore in relazione alla classe tariffaria selezionata.

Una volta che il soggetto terzo pagatore avrà provveduto al pagamento, dalla stessa vista Pagamenti > Pagamenti da confermare, si procede alla selezione di tutte le righe saldate (ancora una volta fruendo della selezione per classe tariffaria) e all’indicazione della data di pagamento.

Soggetti “rigettati” dal terzo pagatore

Qualora il terzo pagatore, vedendo l’elenco a lui notificato, evidenziasse la situazione di uno o più soggetti che non godono più del privilegio relativo alla presenza del terzo pagatore, si procede nel modo seguente: ogni pagamento rigettato dal terzo pagatore va modificato partendo da Pagamenti > Pagamenti da confermare

1. indicando la modalità RID in luogo della modalità Bonifico
2. correggendo l’importo qualora necessario (ad esempio l’importo annuale concordato con l’Azienda Alfa potrebbe essere differente dalla quota associativa standard della mutua)
3. annotando nelle note del pagamento i riferimenti al fatto del perché si sia provveduto al cambiamento.

Oltre a quanto sopra, al fine di garantire la corretta emissione dei pagamenti relativi alle annualità successive, anche la scheda del socio andrà opportunamente modificata sostituendo la classe tariffaria.